Auch, wenn der heutige Schriftverkehr überwiegend online erfolgt, gibt es noch einige Papiere, die ausgedruckt werden. Dazu gehören Rechnungen, Verträge und Anschreiben, die gemeinsam mit anderen Schriftstücken oder Ware auf dem Postweg zur Versendung kommen. Der Einsatz von Stempeln für Unternehmen ist zwar nicht gesetzlich verpflichtend – mit Ausnahme beispielsweise im Notar- und Behördenwesen –, jedoch werden sie häufig genutzt. Sie stellen ein ebenso einfaches wie nützliches Hilfsmittel dar, weshalb sie weiterhin auf vielen Büroschreibtischen zu finden sind
Firmenstempel
Er ist der bekannteste Stempel, es gibt nur wenige Firmen, die auf ihn verzichten. In der Regel beinhaltet er die wichtigsten Angaben über das Unternehmen. Firmenstempel vermitteln einen seriösen Eindruck. Weiterhin weisen sie die Unterschriftsberechtigung eines Mitarbeiters aus, der seine Signatur darauf platziert. Er bereichert vor allem Rechnungen sowie Verträge, zudem lässt sich mit ihm auf einfachste Art und Weise ein Briefkopf aufstempeln. Gleiches gilt für das Logo eines Betriebes, das mit einem hohen Erinnerungswert einhergeht. Sollte der Vorrat an Visitenkarten erschöpft sein, kann mit einem Firmenstempel schnell für kurzzeitigen Ersatz gesorgt werden.
Eingangsstempel
Obwohl zahlreiche Geschäfte auf dem elektronischen Weg abgewickelt werden, sind die Briefkästen eines Unternehmens meist immer noch gut gefüllt. Wer für die Post einer Firma zuständig ist, kontrolliert zunächst, ob keine Irrläufer dabei sind. Danach sortiert der Mitarbeiter diese nach Empfänger, beispielsweise die Chefetage oder Steuerabteilung. Nach dem Öffnen der entsprechenden Briefe bietet sich die Hinzuziehung eines Eingangsstempels an. Er ermöglicht eine zuverlässige Dokumentation über den Zeitpunkt des Eintreffens – vor allem, wenn Schriftstücke Erledigungsfristen nach sich ziehen, ist dies von großer Bedeutung. Gewöhnlich wird der Eingangsstempel rechts neben der Anschrift des Empfängers platziert.
Stempel „Erledigt“
Wer mit einem Stempel den Vermerk „Erledigt“ aufdruckt, trägt zur Transparenz bei Arbeitsvorgängen bei. Ob Produkte mit oder ohne integriertem Stempelkissen genutzt werden, sie stehen ausnahmslos für eine schnelle Handhabung und ein sauberes Druckbild. Problemlos lässt sich im Nachhinein die Bearbeitung von geschäftlichen Tätigkeiten dokumentieren. Sollte es erforderlich sein, setzen Mitarbeiter zusätzlich ihr Namenskürzel hinzu. So wird auf einem Blick ersichtlich, wer der zuständige Sachbearbeiter ist.
Sonderstempel
Unter die Bezeichnung „Sonderstempel“ fallen zum Beispiel
- Prägezangen,
- QR-Code-Stempel und
- multifunktionale Stempelkugelschreiber.
Sie kommen unter anderem für die fälschungssichere Kennzeichnung von Dokumenten, das stilvolle Stempeln einer Adresse oder die Weitergabe umfassender Daten zur Anwendung.
Prägezangen
Mit einem Prägestempel werden keine farbigen, sondern plastische Aufdrucke erstellt. Es handelt sich dabei um dreidimensionale Gravuren, die mit Hochwertigkeit und Eleganz einhergehen. Sie eignen sich perfekt für amtliche, geschäftliche sowie private Schriftstücke. Durch die Nutzung einer Prägezange für Bücher, Urkunden oder Dokumente entsteht weder eine Verunstaltung oder Beschädigung am jeweiligen Objekt. Zu den Einsatzgebieten zählen:
Prägen von Ziffern, Texten, Wappen
Sicherung gegen unbefugtes Kopieren amtlicher Dokumente
Prägen von Fotos, beispielsweise auf Urkunden oder in Ausweisen
Veredelung von Visitenkarten sowie Briefpapier
QR-Code-Stempel
QR-Codes enthalten unzählige Informationen, die sich sowohl mit sogenannten Barcode-Apps als auch Smartphones entschlüsseln lassen. Nur ein kurzer Stempelaufdruck ist erforderlich, um dem Empfänger unzählige digitale Daten zu übermitteln. Damit fällt einiges an Papierkram weg. Ein QR-Code-Stempel kann unter anderem auf E-Mail-Adressen, Webseiten, Angebote und Kontaktformulare weiterleiten.
Stempelkugelschreiber
Sie sind klein, leicht und handlich, womit Stempelkugelschreiber für den Einsatz unterwegs, beispielsweise auf einer Geschäftsreise, prädestiniert sind. Was die Textplatte beinhaltet, bleibt selbstverständlich jedem selbst überlassen. Meist handelt es sich um Namen und Kontaktdaten des Nutzers. Sie gelten als echte Allroundtalente, zudem wirken sie edel und extravagant. Viele Unternehmen wählen Stempelkugelschreiber als außergewöhnliches Werbegeschenk für ihre Kunden und Geschäftspartner aus. In diesem Fall werden sie mit einer individuellen Gravur versehen. Hochwertige Produkte sind langlebig, durchschnittlich 5.000 Aufdrucke sind möglich. Darüber hinaus können die beinhalteten Stempelkissen bei qualitätsvollen Kugelschreibern unkompliziert farblich aufgefrischt werden.
