Eine der wichtigsten Fragen, mit denen sich Unternehmer in dieser vernetzten Welt auseinandersetzen müssen, ist die Frage, wie sie die bestmögliche Kommunikation zwischen Kunden, Mitarbeitern und dem Unternehmen selbst sicherstellen können. Je nach Größe des Unternehmens sind Sie auf die Installation einer Telefonanlage angewiesen, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitarbeitern zu gewährleisten und natürlich auch, um einen hohen Grad an Kundenservice und Erreichbarkeit zu gewährleisten. Aber wussten Sie, dass eine VoIP-Telefonanlage heute viel mehr zu bieten hat und für einen erstklassigen Service eigentlich unverzichtbar ist?
Warum eine VoIP-Telefonanlage?
Die Zeit, in der der Telefonanschluss nur über ein Kabel erfolgen konnte, ist längst vorbei. Immer mehr Unternehmen machen den Schritt zu geschäftlichen VoIP-Lösungen, so dass die traditionellen Telefonleitungen zunehmend der Vergangenheit angehören. Aber warum ist der Aufstieg von VoIP unaufhaltsam? Hierfür gibt es eine Reihe von Gründen. Nicht zuletzt sind die Kosten einfach viel niedriger. Schließlich entfällt der Unterhalt der physischen Telefonzentrale, im Prinzip kann eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern sie nutzen, und die Gesprächsgebühren sind niedriger. Außerdem lässt sich VoIP leicht vergrößern oder verkleinern, was z. B. für schnell wachsende oder saisonale Unternehmen ideal ist. Eine virtuelle Telefonanlage ist aber nicht nur wegen dieser wirtschaftlichen Vorteile interessant.
Arbeiten von zu Hause aus wird einfacher
Während der Corona-Krise wurde einmal mehr deutlich, dass die Möglichkeit, sowohl von zu Hause als auch vom Büro aus zu arbeiten, für jedes Unternehmen unerlässlich ist. Mit einer VoIP-Telefonanlage können Mitarbeiter auch von zu Hause aus mit einer geschäftlichen Rufnummer anrufen und angerufen werden. Die Festnetznummer des Unternehmens kann an das Mobiltelefon weitergeleitet werden, und der Administrator kann die Einstellungen in einem Online-Portal aus der Ferne vornehmen. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.
Mehr Möglichkeiten als je zuvor, den Kunden einen besseren Service zu bieten
Wenn ein Kunde anruft, um etwas zu vereinbaren, dann wollen Sie das natürlich so gut und so schnell wie möglich erledigen. Eine VoIP-Telefonanlage unterstützt dies beispielsweise auf verschiedene Weise:
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- Ein digitaler Anrufbeantworter: Er ermöglicht es den Kunden, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn die Warteschlange zu lang ist oder das Telefon vorübergehend nicht besetzt werden kann.
- Ein Auswahlmenü: „Um Sie besser bedienen zu können, bitten wir Sie, aus den folgenden Optionen zu wählen“. Wenn Sie diese Meldung hören, wird ein Auswahlmenü verwendet. So können die Kunden schneller zur richtigen Abteilung gelangen.
- Ein Ansageton: bei der Verwendung mehrerer Telefonnummern kann es nützlich sein, den Anrufern mitzuteilen, welche Nummer sie gerade anrufen
- Eine Willkommensnachricht: Ein Muss für einen professionellen Kundenservice. Eine Begrüßungsnachricht ermöglicht eine einheitliche und professionelle Kundenbegrüßung und gibt dem Unternehmen eine Visitenkarte.
- Eine Warteschlange: Es kann zu Spitzenbelastungen kommen, wenn viele Kunden gleichzeitig anrufen. Wenn es mehr Kunden gibt, als die Mitarbeiter bewältigen können, können Sie eine Warteschlange verwenden. Dies ist eine professionelle Art, Kunden eine Weile warten zu lassen – wenn es keine andere Möglichkeit gibt – bevor sie eine Antwort erhalten.
- Aufzeichnung von Gesprächen: Durch die Aufzeichnung von Gesprächen können Sie Ihre Mitarbeiter darin schulen, Kunden immer besser zu helfen. Sie können diese Methode auch verwenden, um vertragliche Vereinbarungen festzuhalten.
Immer verfügbar mit VoIP
Nichts ist ärgerlicher, als nicht erreichbar zu sein, wenn der Kunde Sie braucht. Eine VoIP-Telefonanlage verringert dieses Risiko auf verschiedene Weise:
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- Ein Anruffilter: Damit können Sie ausgewählte ankommende Telefonnummern (vorübergehend) sperren, so dass die Leitung für andere Nummern frei bleibt.
- Direkte Anrufweiterleitung: Ist das Callcenter in Deutschland geschlossen? Kein Problem, eingehende Anrufe können sofort an Mobiltelefone oder sogar an ein Callcenter im Ausland weitergeleitet werden.
- Bewältigung von Verkehrsspitzen: Wenn Sie eine sehr erfolgreiche Marketingkampagne durchführen, kann es zu Spitzenbelastungen kommen. Mit einer VoIP-Vermittlungsstelle ist dies kein Problem, und der Spitzenverkehr wird nahtlos abgewickelt.
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Wie wählen Sie die beste VoIP-Lösung aus?
Eine VoIP-Telefonanlage bietet viele Möglichkeiten. Aber es gibt auch viele verschiedene Anbieter. Wie können Sie sicher sein, dass Sie die beste Lösung wählen? Es ist ratsam, einen Preisvergleich durchzuführen und auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, aber auch darauf, dass alle Optionen im Paket enthalten sind. Viele VoIP-Anbieter beginnen mit niedrigen Preisen, aber dann müssen Sie für zusätzliche Optionen extra bezahlen.
Telefonie in der Cloud ist die Zukunft
Eine KMU Telefonanlage bietet Ihnen mehr Flexibilität, mehr Kontrolle und niedrigere Kosten, was für kleine und mittlere Unternehmen immer eine gute Sache ist. So können Sie sich als Unternehmensleiter auf das Wachstum Ihres Unternehmens und die Steigerung der Kundenzufriedenheit konzentrieren. Und gerade weil es so einfach und effizient ist, brauchen Sie kein besonderes Fachwissen, keine Ausbildung und kein Fachpersonal, um all diese praktischen kleinen Geräte zu benutzen.
Als Unternehmer haben Sie ohnehin schon genug um die Ohren. Das Letzte, was Sie wollen, ist, sich den Kopf über die komplizierten Details einer Telefonzentrale zu zerbrechen. Kurz gesagt, Telefonie in der Cloud bietet alles, was kleine Unternehmen brauchen, um in einer zunehmend wettbewerbsorientierten und sich schnell verändernden Geschäftswelt erfolgreich zu sein.
