Virtuelle Firmenkreditkarten – warum digitales Bezahlen für Unternehmen immer wichtiger wird

Technische Fortschritte führen in Unternehmen zu mehr Effizienz und Optimierungen. Gleichzeitig bringen technische Veränderungen oft auch mehr Flexibilität und Sicherheit. Eine dieser Veränderungen, die immer mehr Aufschwung erlangt, sind virtuelle Kreditkarten. Anbieter von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten wie Moss haben sich neben herkömmlichen Kreditkarten auf dem Markt etabliert. Zu Recht, schließlich wird bargeldloses und kontaktloses Bezahlen nicht nur im Alltag immer wichtiger, es weitet sich auch auf Unternehmen aus. Dabei bringen virtuelle Kreditkarten zahlreiche Vorteile mit sich und führen etwa zu mehr Flexibilität, Sicherheit und Transparenz über alle Ausgaben.

Was sind virtuelle Firmenkreditkarten?

Virtuelle Firmenkreditkarten funktionieren im Grunde genau gleich wie herkömmliche Kreditkarten und bieten alle Vorteile einer physischen Kreditkarte. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die virtuelle Kreditkarte online und digital vorliegt.

Die virtuellen Karten können mit ein paar Klicks entweder von einem Admin, etwa dem Abteilungsleiter oder COFs, ausgestellt und Mitarbeitern zugewiesen werden, oder von den Mitarbeitern selbst beim Admin beantragt werden. Firmenkreditkarten für Mitarbeiter können dabei ganz einfach mit einem bestehenden Firmenkonto verknüpft werden. Bei der Ausstellung wird ein Verwendungszweck sowie ein Limit festgelegt – das Limit kann dabei aber in Echtzeit angepasst werden. Die virtuelle Kreditkarte wird anschließend in einem online Tool angezeigt und liefert auf einen Blick alle nötigen Informationen, die für eine Kreditkartenzahlung nötig sind. Anschließend können die Karten flexibel angewendet werden. Die Anzahl an virtuellen Firmenkreditkarten ist dabei unbegrenzt.

Welche Arten von virtuellen Firmenkreditkarten gibt es?

Bei Firmenkarten für Mitarbeiter kann zwischen Kredit- und Debitkarten unterschieden werden. Die Unterschiede sind analog zu herkömmlichen Kredit- und Debitkarten: Bei Kreditkarten werden alle Ausgaben erst am Monatsende vom Firmenkonto abgezogen und bieten höhere Limits, bei Debitkarten werden die Auszahlungen direkt abgebucht. Das Guthaben der Debitkarten kann dabei unkompliziert aufgeladen werden.

Welche Ausgaben können mit virtuellen Kreditkarten getätigt werden?

Grundsätzlich können mit virtuellen Kreditkarten jegliche Ausgaben getätigt werden. Im Allgemeinen eignen sich virtuelle Kreditkarten aber vor allem bei online-Zahlungen, wie Software- oder Marketingausgaben. Virtuelle Firmenkreditkarten können dabei sowohl für einmalige Zahlungen als auch wiederkehrende Zahlungen erstellt werden. Virtuelle Kreditkarten, die für einmalige Zahlungen ausgestellt werden, werden dann direkt nach Begleichen der Rechnung deaktiviert. Bei virtuellen Kreditkarten, die für wiederkehrende Zahlungen wie Abonnements erstellt werden, ist monatlich nur jener Betrag verfügbar, der dadurch abgebucht wird. Der Betrag wird dabei kurz vor der anstehenden Ausgabe hochgeladen. In beiden Fällen wird durch das festgelegte Limit Kreditkartenbetrug unmöglich gemacht.

Welche Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten?

Optimierung in der Buchhaltung

Virtuelle Firmenkreditkarten führen vor allem in der Buchhaltung zu großen Erleichterungen und Zeitersparnissen. Alle Karten sind personenbezogen und individualisierbar. Zudem lassen sich durch die bestimmten Verwendungszwecke alle Ausgaben ganz einfach zuordnen. Nach einer Ausgabe mit der Firmenkreditkarte werden die Mitarbeiter gebeten, den Beleg direkt hochzuladen. Der Beleg kann entweder per Upload in der Webanwendung, per E-mail oder per Foto in der Moss-App übertragen werden. Durch die Digitalisierung der Belege erübrigen sich langwierige Suchen nach Belegen und es wird mehr Lagerraum geschaffen.

Flexibilität & Freiheit für Mitarbeiter

Die virtuellen Kreditkarten können mit ein paar Klicks von Mitarbeitern beantragt werden oder werden den Mitarbeitern vom jeweiligen Admin zugeordnet. Sobald die Karten freigegeben sind, können die Mitarbeiter alle Zahlungen für den jeweiligen Zweck mit der Kreditkarte tätigen, ohne noch einmal Rücksprache mit Vorgesetzten halten zu müssen. Dabei ist es egal, ob es sich hier um größere Zahlungen, wie die Unterkunft bei einer Dienstreise, oder lediglich um alltägliche Einkäufe wie Büromaterialien handelt. Das führt zu mehr Flexibilität und Handlungsspielraum auf Seiten der Mitarbeiter. Zudem kommt es nicht mehr vor, dass Mitarbeiter private Barauslagen für das Unternehmen tätigen müssen. Somit entfallen auch zeitaufwändige Spesenabrechnungen.

Sicherheit & Kontrolle für Arbeitgeber

Virtuelle Firmenkreditkarten führen zu einer Ausgabenoptimierung, da über alle Ausgaben vollständige Transparenz herrscht. Die Ausgaben können in Echtzeit überprüft werden und bei einem Verdacht von Betrug sofort eingefroren werden; das sorgt für Sicherheit und Kontrolle für Arbeitgeber. Bei einigen Anbietern ist auch ein modernes Betrugspräventionssystem integriert, welches betrügerische Aktivitäten proaktiv verhindert. So werden Karten bei verdächtigen Zahlungen automatisch gesperrt. Die Sperrung kann dann in Echtzeit aber wieder vom Admin aufgehoben werden. Gleichzeitig wird bei der Erstellung der Firmenkreditkarte neben dem Verwendungszweck auch das Kartenlimit festgelegt, was Kreditkartenbetrug unmöglich macht.

Fazit

Bargeldloses und kontaktloses Bezahlen wird für Unternehmen immer wichtiger, da bereits ein großteil der unternehmerischen Einkäufe digital getätigt wird. Virtuelle Firmenkreditkarten sind dabei eine zeitgemäße Lösung, die dank festgelegter Limits und vollständiger Transparenz zu mehr Sicherheit und Kontrolle auf Arbeitgeberseite führt. Mitarbeiter erlangen dank der eigenen virtuellen Kreditkarten nicht nur mehr Handlungsfreiheit sondern auch mehr Eigenverantwortung. Sie können nun ihr festgelegtes Budget für jegliche unternehmerische Zwecke einsetzen, ohne ständig eine Erlaubnis einzuholen, da alle Ausgaben nun eindeutig jeder Abteilung und jedem Mitarbeiter zuzuordnen sind.