Unternehmen haben jeden Tag mit einer Vielzahl von Daten zu tun. Einige davon betreffen die Firma und ihre Betriebsprozesse selbst, andere sind personenbezogen und stehen beispielsweise in Verbindung zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern. All diese Daten müssen sicher und vertraulich behandelt werden. Unternehmen setzen hierfür auf Dokumentenmanagementsysteme und eine professionelle Cybersecurity. Einige lagern das Thema Datensicherheit aber auch an externe Dienstleister und in die Cloud aus.
Dokumentenmanagementsysteme
Von Angeboten über Rechnungen bis hin zu Kundeninformationen gibt es in Unternehmen zahlreiche Dokumente und Informationen, die verarbeitet und gespeichert werden. Die Betriebe sind rechtlich dazu verpflichtet, vertraulich mit solchen Daten umzugehen. Sie tun es in der Regel aber ganz von selbst, weil Datenlecks einen erheblichen Imageverlust darstellen. Vor allem ein Dokumentenmanagementsystem ist in diesem Zusammenhang eine große Hilfe. Hiermit ist es möglich, die verschiedenen Unterlagen sortiert und leicht auffindbar abzulegen. Eine Keyword-Recherche hilft häufig dabei, genau die Dokumente zu finden, nach denen man gerade sucht. Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Menge an zu verarbeitenden Daten bieten sich jeweils andere Lösungen an.
Auslagerung in die Cloud
Gerade wenn ein Unternehmen mit vielen Daten und Dokumenten umgehen muss, belastet das die eigene digitale Infrastruktur erheblich. Der Aufbau eigener IT-Systeme, die groß, schnell und sicher genug sind, um alle Daten abzuspeichern, geht häufig mit hohen Kosten einher. Immer mehr Betriebe entscheiden sich deshalb dafür, die Verwaltung und Speicherung ihrer Dokumente und Unterlagen auszulagern. Viele wählen hierfür einen professionellen Cloud-Anbieter. Dieser stellt seine eigene IT-Infrastruktur zur Verfügung, sodass dort die Unternehmensdaten gespeichert und jederzeit abgerufen werden können. Zudem ist es über die Cloud möglich, dass Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten gemeinsam an einzelnen Dokumenten arbeiten.
Professionelle Cybersecurity
Damit die Unternehmensdaten bestmöglich geschützt sind, müssen die Betriebe auf eine professionelle Cybersecurity achten. Einige informieren sich eigenständig und investieren in betriebseigene Sicherheitssysteme. Es ist aber ebenso möglich, die Cybersecurity an professionelle Dienstleister auszulagern. So müssen sich die Firmen nicht selbst um die einzelnen Sicherheitsmaßnahmen kümmern. Das ist nämlich keine Aufgabe, die einmal erledigt wird und für alle Zeit Gültigkeit hat. Weil Cyberkriminelle immer neue Methoden, Schadsoftware und Angriffswege entwickeln, müssen die eigenen Sicherheitskonzepte stets aktualisiert und auf die neuesten Bedrohungen angepasst werden.
