In vielen Unternehmen muss jedes Projekt detailliert dokumentiert werden, alles muss nachvollziehbar sein und trotz fortschreitender Digitalisierung reicht das Speichern auf dem Computer oft nicht aus. Das führt oft zu ganzen Bergen an Dokumenten, Notizen und Verträgen – hier sind Tipps, um Ordnung in diese Menge an Papier zu bringen.
Schaffen Sie ein System
Wenn Sie sich die Mühe machen und versuchen, ein System in Ihrem Unternehmen oder Büro zu etablieren, sollten Sie bedacht vorgehen. Zumindest wenn Sie im Team arbeiten, müssen Sie das Organisationssystem für alle Kollegen verständlich gestalten. Zudem müssen die Dokumente für alle zugänglich sein, die Zugriff benötigen. Falls dazu auch Außenstehende gehören, lohnt es sich, eine leicht zugängliche Legende zu erstellen und diese in den Räumen anzubringen, in welchem die Dokumente gelagert werden. Das lohnt sich durchaus auch, wenn Sie alleine arbeiten. Wenn ein Ordner einige Jahre nicht geöffnet wurde, ist das ursprünglich sehr verständlich scheinende Ordnungssystem unter Umständen doch nicht mehr so einfach nachzuvollziehen.
Codierungen
Wenn Sie beginnen, die Dokumente zu sortieren, müssen Sie sich entscheiden, nach welchen Kriterien Sie diese unterteilen wollen. Es bietet sich eine Sortierung nach dem Thema, dem Alphabet oder nach Jahreszahlen an. Hier sollten Sie am besten mehrere Optionen durchspielen, um die sinnvollste Lösung zu finden. Zusätzlich bietet sich auch eine farbige Codierung an.
Aufräumen lohnt sich
Auch wenn es Ihnen kurzzeitig zusätzliche Arbeit bereitet, lohnt es sich zu prüfen, wie lange Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen und ob ggf. alte Papiere entsorgt werden können. Falls langjährige Aufbewahrungsfristen das Entsorgen alter Dokumente nicht zulassen, können Sie zumindest ein Archiv anlegen. Denn Dokumente, die noch bearbeitet werden und bereits abgeschlossene Projekte müssen nicht unbedingt am selben Ort gelagert werden. Es bietet sich also an, einen separaten Schrank als Archiv zu verwenden und dort die Dokumente abzulegen, die schon in die Jahre gekommen sind, aber vielleicht trotzdem noch gebraucht werden können oder aus rechtlichen Gründen aufgehoben werden müssen.
Nachhaltig Organisieren
Beim Ablegen von Dokumenten sollten Sie darauf achten, dass Sie Materialien verwenden, die sehr langlebig sind. Für Ordner und Kisten eignen sich Buchbinderpappen mit hoher Qualität. Diese stellen sicher, dass Ihre Dokumente vor Schmutz und Staub geschützt sind und somit auch in einigen Jahren noch lesbar sind.
Der Arbeitsplatz ist kein Ablageort
Wer am Schreibtisch arbeitet und noch nicht alle Dokumente digitalisiert hat, häuft schnell unübersichtliche Papierstapel an, die bei der eigentlichen Arbeit hinderlich sind. Zudem besteht das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen.
Daher sollte der Schreibtisch nicht als Ablageort für lose Papiere genutzt werden. Stattdessen bietet sich ein Ablagefach aus Metall an – wenn dieses voll ist, müssen Sie sich um die Ablage der Dokumente kümmern, bevor Sie mit einer anderen Aufgabe fortfahren. Dadurch entsteht kein unnötiges Chaos und Sie behalten den Überblick über Ihre Dokumente.
