So erstellen Sie ansprechende Einladungen für Business-Veranstaltungen, Meetings und Co.

In Meetings, Business-Veranstaltungen, Präsentationen und Feiern haben Sie und Ihre Kollegen die Möglichkeit, Ihre Ideen vorzubringen und Ihr Netzwerk zu vergrößern. Damit die richtigen Individuen in großer Zahl erscheinen, braucht es jedoch eine überzeugende Einladung.

Die Einladung ist das Aushängeschild Ihres Events und entscheidet maßgeblich darüber, wer und wie viele Leute erscheinen.

Sind Ihre Skills im Bereich des Schreibens und des Designens von Einladungen begrenzt? Kein Problem! Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie man eine attraktive und vielversprechende Einladung schreibt, die Ihr Event zum Erfolg macht.

Inhalt

• Wie sollten Sie bei der Erstellung der Einladung konkret vorgehen?
• Weniger ist mehr
• Einen passenden Stil finden
• Editierbare Vorlagen für Einladungen nutzen
• Gäste persönlich ansprechen
• Ansprechende Einladungen: Fazit

Wie sollten Sie bei der Erstellung der Einladung konkret vorgehen?

Grundsätzlich gibt es für die Erstellung einer Einladung kein Richtig oder Falsch. Je nach Branche herrschen verschiedene Standards und auch die Art des Events, für welches Sie eine Einladung erstellen, hat natürlich einen Einfluss auf das Design und den Inhalt.

Dennoch bestehen einige Best Practices, die es sich lohnt, zu befolgen. Um welche Maßnahmen es sich dabei handelt, haben wir Ihnen in den folgenden Zeilen aufgeführt.

Weniger ist mehr

Weniger ist mehr – das gilt sowohl für das Design als auch für den Text. Gerade Personen, die unerfahren in der Erstellung von Einladungen sind, möchten um jeden Preis alles richtig machen. Die Folge: eine völlig überladene Einladung, welche die Leute abschreckt.

Wenn der Text zu lang und die Grafiken zu aufdringlich sind, wird es schwierig zu erkennen, worum es überhaupt geht. Falls das Dokument auf den ersten Anblick nicht attraktiv wirkt, und sich holprig liest, verlieren Sie bereits jetzt potenzielle Gäste.

Das soll allerdings nicht heißen, dass Sie wichtige Details verschweigen sollen. Versuchen Sie, die Einladung kurz und prägnant zu halten. Wichtig ist es, die Gratwanderung zwischen zu viel und zu wenig Information zu meistern.

Einen passenden Stil finden

Je nach Art der Gäste, der Branche, dem Corporate Design des Unternehmens und dem Thema der Veranstaltung sind unterschiedliche Stile angebracht. Während bei der Jubiläumsfeier eines langjährigen Mitarbeiters durchaus humorvolle, lebendige und farbige Eindrücke willkommen sind, schaut das bei der großangelegten Bekanntgabe von firmeninternen Restrukturierungen etwas anders aus.

Für Sie bedeutet das, dass Sie mit Ihrer Einladung die Atmosphäre des Events widerspiegeln sollten. Dies einfacher gesagt als getan, je mehr Sie sich jedoch mit der kommenden Veranstaltung auseinandersetzen, desto besser wird es Ihnen gelingen, den Spirit der Veranstaltung auf Papier zu bringen.

Generell gilt es, professionell zu bleiben, ohne langweilig zu wirken. Falls Sie unsicher sind, wie Ihnen das gelingt, können Sie einen Kollegen um Hilfe bitten, oder im Internet nach Inspiration suchen, was uns zum dritten Punkt bringt.

Editierbare Vorlagen für Einladungen nutzen

Wenn Sie wirklich nicht weiterwissen, sich nicht mit Design auskennen oder gar nicht erst wissen, wie Sie loslegen sollten, finden Sie im Internet Inspiration en masse.

Besonders einfach fällt Ihnen das Designen mit einer editierbaren Vorlage für eine Einladung. Dabei handelt es sich um Dokumente, die bereits designt, jedoch nach Ihren individuellen Vorstellungen anpassbar sind. Anschließend können Sie die editierbaren Vorlagen ausdrucken oder in digitaler Form versenden.

Gäste persönlich ansprechen

Wenn Sie die Namen der Gäste kennen, heben Sie Ihre Einladung auf ein neues Level, wenn Sie die Namen in Ihrem Schreiben anpassen.

Dies ist selbstverständlich mit etwas mehr Aufwand verbunden, dieser ist es aber in der Regel wert. Zudem gibt es technische Möglichkeiten, wie Sie einen Seriendruck automatisch mit den persönlichen Ansprachen Ihrer Gäste versehen können.

Doch weshalb hat eine persönliche Ansprache eine solch extrem überzeugende Wirkung? Personalisierte Einladungen sind vor allem deshalb so wirkungsvoll, weil sie die unmittelbare Aufmerksamkeit des Empfängers, bzw. der Empfängerin erregen.

Mittels der direkten Ansprache stellen Sie in Ihrem Schreiben eine persönliche Verbindung her, erhöhen die Relevanz der Einladung und fördern gleichzeitig eine positive Wahrnehmung des Absenders. Durch die Individualisierung des Schreibens erzielen Sie also schlussendlich bessere Ergebnisse.

Ansprechende Einladungen: Fazit

Ansprechende Einladungen für Business-Veranstaltungen, Meetings und Co. sind entscheidend, um die richtigen Personen anzuziehen. Obwohl verschiedene Möglichkeiten bestehen, eine überzeugende Einladung zu erstellen, gibt es einige allgemeine Punkte, die es zu beachten gilt.

Dazu gehören, dass weniger mehr ist, sowohl im Design als auch im Text. Zweitens sollte der Stil Ihrer Einladung zur Veranstaltung passen und eine professionelle, aber nicht langweilige Atmosphäre schaffen. Auch editierbare Vorlagen können bei der Gestaltung helfen. Wirkungsvoll ist zudem eine persönliche Ansprache der Gäste, welche die Wirkung der Einladung steigert und eine tiefere Verbindung zwischen Ihnen und Ihren Gästen schafft.