Auf dem Weg in die Selbstständigkeit müssen sich Gründer unbedingt mit ihren Pflichten zur Buchführung vertraut machen, denn nur so können sie ihre Einnahmen und Ausgaben verlässlich nachweisen und Ärger mit dem Fiskus oder Geschäftspartnern vermeiden. Freiberufler und einige Unternehmen, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, haben es ein wenig einfacher. Sie sind, im Gegensatz zu den meisten anderen Gewerbetreibenden, nicht zu einer doppelten Buchführung, sondern lediglich zur Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorgänge verpflichtet.
Die Vorteile der einfachen Buchführung
Bei der einfachen Buchführung müssen Freiberufler und bestimmte Unternehmen ihre Ausgaben und Einnahmen mithilfe einer Einnahmenüberschussrechnung gegenüberstellen und so vor dem Finanzamt erklären. Das ist eine große Erleichterung, denn es entfallen eine ganze Reihe von Pflichten wie die Erstellung einer Bilanz oder die Durchführung einer Inventur, sodass die Buchführung mit deutlich weniger Aufwand verbunden ist. Freiberufler sind übrigens grundsätzlich von der doppelten Buchführung befreit, während gewerblich tätige Unternehmer nur darauf verzichten können, wenn sie eine bestimmte Umsatzgrenze nicht überschreiten und außerdem nicht ins Handelsregister eingetragen sind.
Einnahmen und Ausgaben erfassen
Angehörige der freien Berufe sollten sich aufgrund der vereinfachten Regelungen nicht dazu verleiten lassen, gar keine Bücher zu führen, sondern alle Einnahmen und Ausgaben regelmäßig erfassen, sodass sie den Überblick behalten und bei der Steuererklärung nicht bei null anfangen. Manche Gründer listen ihre Geschäftsvorgänge einfach monatlich in einer Exceltabelle auf, andere verwenden eine Buchhaltungssoftware oder geben die Buchhaltung an einen externen Anbieter ab und machen es sich so noch leichter. In jedem Fall muss erfasst werden, welche Einnahmen das Unternehmen durch Aufträge bei verschiedenen Kunden erzielt hat und welche Ausgaben in Form von Büromiete, Arbeitsmaterialien und Fahrtkosten angefallen sind.
Einnahmenüberschussrechnung erstellen
Auf Basis der Aufzeichnungen, die ein Freiberufler das Jahr über getätigt hat, kann er im Folgejahr die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen und sie gemeinsam mit der jährlichen Einkommenssteuererklärung auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermitteln. Dafür gibt es ein eigenes vorgefertigtes Formular, in das die Einnahmen und die Ausgaben eingetragen werden. Die Differenz, die sich aus diesen beiden Zahlen ergibt, stellt dann den Gewinn des Unternehmens dar, der wiederum als Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit in die Einkommenssteuererklärung eingetragen werden muss. Bei der Einnahmenüberschussrechnung gilt das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip, was bedeutet, dass nur die Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden, die auch im betreffenden Kalenderjahr auf das Konto eingegangen oder davon abgebucht wurden.
Belege richtig verwahren
Aufgrund der fehlenden Pflicht zur doppelten Buchführung befassen sich viele Freiberufler leider nicht ausreichend mit den geltenden Regelungen zur Aufbewahrung und Archivierung von digitalen Belegen. Das kann fatale Folgen haben, denn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten für alle Unternehmer. Sie schreiben vor, auf welche Art und Weise digitale Rechnungen zu sichern sind. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die gesamte Buchführung verwirft und anschließend die Steuer schätzt, was in vielen Fällen empfindliche Nachzahlungen zur Folge hat. Dabei sind die GoBD kein Hexenwerk, sondern geben lediglich die Prinzipien vor, wie und wann Belege erfasst werden müssen, bis wann Buchungen durchzuführen sind und welche Art der Speicherung angemessen ist. Wer es sich einfach machen möchte, entscheidet sich für eine Buchhaltungssoftware, die den aktuellen Regelungen entspricht und eine GoBD-konforme Speicherung aller relevanten Belege ermöglicht.
Warum eine Buchhaltungssoftware helfen kann
Auch wenn die einfache Buchführung selbst für unerfahrene Unternehmer kein allzu großes Hindernis darstellen dürfte, können sich Freiberufler viel Zeit und Nerven sparen, wenn sie sich für die Verwendung einer geeigneten Software entscheiden:
- Durch die automatische Belegerfassung lässt sich die Zeit, die mit der Buchhaltung verbracht wird, deutlich verkürzen, denn viele Softwarelösungen erkennen das Belegdatum, den Rechnungsbetrag und die ausgewiesene Steuer von allein.
- Das Schreiben von Rechnungen geht mit einer Software ebenfalls leichter von der Hand, denn bestimmte Produkte und Dienstleistungen können als fester Posten angelegt und immer wieder verwendet werden.
- Das Programm hilft dabei, den Überblick auf ausstehende und bereits beglichene Rechnungen zu behalten, sodass es schneller auffällt, wenn ein Kunde einmal nicht gezahlt hat und frühzeitig reagiert werden kann.
- Sofern die Buchhaltungssoftware eine DATEV-Schnittstelle besitzt, kann ein einfacher Austausch mit dem Steuerberater stattfinden und die Belege müssen nicht mehr in Papierform hin- und hergeschickt werden.
- Anhand der regelmäßigen Buchungen kann eine Software zum Jahresende selbstständig die Einnahmenüberschussrechnung erstellen, sodass die Zahlen darin nur noch in das offizielle Formular eingetragen werden müssen. Manche Programme erlauben sogar die direkte Übertragung an ELSTER.
