Die Digitalisierung umfasst immer mehr Bereiche unseres Lebens und sorgt dafür, dass sich Unternehmen digitale Lösungen überlegen müssen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Dementsprechend macht die Digitalisierung auch vor dem Personalwesen und dem Bereich Personalabrechnung nicht halt. Dabei bringt sie sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich.
Effizienzsteigerungen bei der Personalabrechnung über automatisierte Prozesse
Eine sehr große Chance der Digitalisierung besteht in der Automatisierung von unternehmensinternen Prozessen, was zu einer verbesserten Effizienz und somit zu Kosteneinsparungen führt. Auch bei der Personalabrechnung lässt sich die Effizienz verbessern, indem entsprechende Softwares zum Einsatz kommen, die den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Digitale Tools erledigen Routineaufgaben, wie zum Beispiel die Erfassung von Arbeitszeiten, sodass sich die Mitarbeiter des Personalmanagements um wichtigere Aufgaben kümmern können. Es lassen sich unter anderem die folgenden Tätigkeiten automatisieren:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- Zeiterfassung
- Erstellung von Gehaltsabrechnungen
- Anfertigung von Arbeitsverträgen
Verbesserte Mitarbeiterkommunikation und die Auswirkungen auf die Personalabrechnung
Digitalisierte Prozesse ermöglichen es, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung eines Unternehmens zu verbessern. Hierfür stehen zahlreiche Kommunikationsplattformen zur Verfügung, welche die unternehmensinterne Kommunikation erleichtern können, wie zum Beispiel Slack. Mittlerweile können Informationen in Echtzeit weitergegeben werden. Zusätzlich dazu lassen sich digitale Plattformen dazu nutzen, um Feedback von den Angestellten einzuholen oder um Umfragen durchzuführen. Hierdurch lässt sich die Mitarbeiterbeteiligung fördern, was sich positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirken kann. Allerdings sind nicht alle beruflich genutzten Instant-Messenger eine gute Wahl. Eine verbesserte Kommunikation hat zudem positive Auswirkungen auf die digitale Personalabrechnung, da so die relevanten Daten präzise und zeitnah erfasst werden können. Die Mitarbeiter werden dazu in die Lage versetzt, ihre Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren, sodass die Genauigkeit der Personalabrechnung verbessert wird. Weiterhin entstehen weniger Missverständnisse und Unklarheiten werden vermieden. Das bedeutet, dass es seltener zu Verzögerungen oder Fehlern bei der Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen kommt.
Digitale Bewerbungsverfahren und ihr Einfluss auf die Personalabrechnung
Auch der Recruiting-Prozess lässt sich digitalisieren. So können Unternehmen digitale Bewerbungsverfahren implementieren, welche die Erfassung und Verwaltung von Bewerberdaten erleichtern. Es bietet sich an, auf KI basierende Analysetools sowie automatisierte Screening-Verfahren zu setzen, die bei der Vorauswahl der Bewerber unterstützen. Hierdurch können neue Mitarbeiter auf einem schnelleren und effizienteren Weg eingestellt werden. Die digitalen Bewerbungsdaten lassen sich zudem nahtlos in eine digitale Personalabrechnungssoftware integrieren. Das erleichtert die Personalabrechnung, weil sich so alle relevanten Informationen bezüglich der neu eingestellten Mitarbeiter automatisch an die Personalabrechnung weiterleiten lassen. Das beschleunigt unter anderem die Erfassung und die Verarbeitung von Gehaltsdaten.
Die Bedeutung der Datensicherheit in der Personalabrechnung
Die Digitalisierung im Personalwesen bietet zwar lukrative Chancen, geht aber auch mit gewissen Herausforderungen einher. Eine dieser Herausforderungen ist der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten. Betriebe müssen gewährleisten, dass die Daten ihrer Angestellten stets sicher aufbewahrt werden. Das gilt insbesondere dann, wenn mit sensiblen Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, wie bei der Personalabrechnung. Die digitalen Plattformen, die verwendet werden, müssen aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Das bedeutet, dass Sicherheitsmaßnahmen benötigt werden, die den unbefugten Zutritt von Dritten sowie Datenlecks verhindern. Es bedarf einer ständigen Überprüfung der bestehenden Datensicherheit hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen, da sich diese mit der Zeit immer wieder ändern. Werden Daten im Bereich der Personalabrechnung entwendet, dann hat dies besonders gravierende Auswirkungen, da diese für Betrug und Identitätsdiebstahl verwendet werden können. Eine Manipulation der Daten kann zudem schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, da die Personalabrechnung auf korrekte Daten angewiesen ist, um genaue Steuer- und Gehaltsabrechnungen durchzuführen.
Umgang mit den Mitarbeitern
Die Digitalisierung führt dazu, dass sich die Anforderungen an die Mitarbeiter in der Personalabrechnung verändern. Das kann Unmut unter einzelnen Angestellten hervorrufen, die an ihrem gewohnten Arbeitsrhythmus festhalten wollen. Demnach besteht eine weitere Herausforderung darin, die Mitarbeiter in die neuen Prozesse miteinzubinden und sie entsprechend zu schulen, damit sie den neuen Anforderungen gewachsen sind. So werden im Rahmen der Digitalisierung neue Fähigkeiten benötigt, wie zum Beispiel ein gutes technisches Verständnis oder Kenntnisse in Datenanalyse und KI. Die Digitalisierung ist allerdings nicht der einzige Trend, der großen Einfluss auf die Personalabrechnung nimmt. Es gibt insgesamt 6 Trends, welche die Personalabrechnung entscheidend beeinflussen. Um diese zukünftigen Trends für sich nutzen zu können, muss man diese zuerst einmal im Detail kennen. Einen Überblick über die 6 großen Zukunfts-Trends bieten sogenannte PlayCards für die Personalabrechnung. Diese zeigen auf, welche großen Trends sich wie auf die Personalabrechnung auswirken und wie diese zum eigenen Vorteil genutzt werden können.
