Von einer modernen Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter können Unternehmen in vieler Hinsicht profitieren: Sie erfüllen nicht nur die gesetzliche Anforderung der Zeiterfassung. Sie schaffen damit vor allem Transparenz und Vertrauen, die Grundlage für ein gutes Arbeitsverhältnis zwischen einem Chef und seinen Mitarbeitern. Angeordnete Überstunden werden bei der Zeiterfassung ebenso berücksichtigt wie eine flexible Gestaltung von Arbeitszeiten über Gleitzeit-Modelle.
Was bei einer modernen Zeiterfassung stimmen muss
Im Zeichen der Digitalisierung sollten Unternehmen auch die Zeiterfassung auf eine moderne Alternative umstellen. Erfasst ein Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter digital, wird der Nutzen in vielen Bereichen sichtbar: So ist es z.B. möglich, die Daten direkt in die monatliche Lohnabrechnung zu übernehmen oder die Zeiten für ein spezifisches Projekt exakt zu erfassen. Auf diese Weise wird nicht nur ein optimales Controlling umgesetzt. Ein Unternehmen sieht den Vorteil der digitalen Zeiterfassung auch darin, dass sich bei den Mitarbeitern eine höhere Motivation einstellt.
Entscheidet sich ein Unternehmen für eine digitale Zeiterfassung, muss es die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Für den Betrieb bedeutet dies vor allem, dass neben der eingesetzten Software auch passende Hardware zur Verfügung gestellt wird.
Die Zeiterfassungs-Hardware sollte durch ihre Benutzerfreundlichkeit überzeugen. Eine Voraussetzung sollte zum Beispiel sein, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern je nach Anforderung einfache Touch Terminals und komplexe Multifunktionsterminals zur Verfügung stellen können, die sich problemlos kombinieren lassen. Damit trägt das Unternehmen dem Umstand Rechnung, dass sich die Anforderungen an eine Zeiterfassung von Unternehmensbereich zu Unternehmensbereich unterscheiden können.
Anforderungen an die Hardware für eine moderne Zeiterfassung
Wer früher in einem Büro oder in einer Fabrik tätig war, belegte mit dem Gang zur Stempeluhr, wie lange er für den Betrieb tätig war. Heute nutzen Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu erfassen. Damit die Zeiterfassung in kleinen Unternehmen ebenso reibungslos abläuft wie in großen Konzernen, halten die Anbieter von einfachen Zeiterfassungsterminals bis zum Multifunktionsterminal viele Lösungen bereit. So wird es für keinen Mitarbeiter zum Problem, seine Arbeitszeiten, Dienstgänge und Pausen korrekt aufzuzeichnen. Darüber hinaus sollte in der digitalen Zeiterfassung eine Plausibilitätskontrolle integriert sein. Diese kontrolliert die Angaben und macht sich bemerkbar, wenn etwas nicht plausibel erscheint. So fallen Flüchtigkeitsfehler schnell auf und können direkt korrigiert werden, bevor sie im System landen.
Von der Personaleinsatzplanung bis zur Kantinendatenerfassung
Eine digitale Zeiterfassung unterstützt einen Betrieb in verschiedenen Unternehmensbereichen. Im Idealfall ist direkt eine Personaleinsatzplanung integriert, sodass die Personalabteilung noch weiter entlastet werden kann. So werden die Kapazitäten von Mitarbeitern für andere wichtige Aufgaben freigesetzt.
Für die Planung eines Projekts ist eine Projektzeiterfassung wichtig, bei der Arbeitszeiten bestimmten Projekten zugeordnet werden. Die Projektleitung verschafft sich damit einen Überblick über die erledigten Tätigkeiten und die aufgewendeten Arbeitszeiten.
Zeiterfassung mobil: Für die Erfassung der Arbeitszeit im Außendienst
Befindet sich ein Mitarbeiter im Außendienst oder auf einer Geschäftsreise, war es früher kaum möglich, die Arbeitszeiten korrekt zu erfassen.
Mit einer leistungsstarken Software, die auch mobil funktioniert, lässt sich dieses Manko heute umgehen. Ein Mitarbeiter, der für seine Firma unterwegs ist, kann damit zu jeder Zeit und von jedem Standort seine Zeiten in das System eintragen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit des Kollegen, sondern sorgt für eine zeitgenaue Erfassung der Daten. So kann das Unternehmen sein Ziel – eine lückenlose Erfassung der Daten zur Arbeitszeit – ohne großen Aufwand erreichen.
Die RFID-Karte: Zeiterfassung im Vorbeigehen
Die einfache Handhabung der modernen Zeiterfassung wird mit der Ausgabe einer RFID-Karte an jeden Mitarbeiter unterstützt. Dies bietet sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern Vorteile: Neben einer korrekten Erfassung der Daten profitieren die Mitarbeiter insbesondere davon, dass sie ihre Arbeitszeit praktisch im Vorbeigehen erfassen können. Zudem lässt sich über diese Karte auch die Zutrittskontrolle steuern. Aus gutem Grund bieten viele Anbieter von Zeiterfassungssoftware auch eine Zutrittskontrollsoftware an.
