Auch wenn heute ein Großteil des Schriftverkehrs auf dem digitalen Weg erledigt wird, haben Firmenpapier und –stempel noch lange nicht ausgedient. Unter anderem bei Behörden, Steuerberatern und Rechtsanwälten gibt es weiterhin viele Dokumente, die in Papierform vorliegen müssen. Aber auch in Unternehmen kann darauf teilweise nicht verzichtet werden. Dort werden beispielsweise Arbeitszeugnisse, Rechnungen und die dazugehörigen Begleitschreiben ausgedruckt. Sowohl der Firmenstempel als auch Briefbogen gelten als Aushängeschild eines Betriebes. Deshalb sollten sie sorgfältig gestaltet werden.
Firmenstempel steht für Seriosität
Eine gesetzliche Verpflichtung für den Einsatz eines Firmenstempels gibt es nicht. Gleiches gilt für den Inhalt des Aufdruckes. Wer ihn verwendet, profitiert jedoch von einer höheren Rechtssicherheit. So müssen in
- Arbeits-,
- Lieferanten- und
- Mietverträgen sowie
- Kündigungen
zahlreiche Unternehmensinformationen enthalten sein. Werden diese in den Firmenstempel integriert, lassen sich Fehler in Bezug auf eine fehlende Angabe vermeiden. Darüber hinaus sorgt er für Glaubwürdigkeit und Seriosität. In Kombination mit der Signatur eines Mitarbeiters können Kunden davon ausgehen, dass dieser entscheidungsbefugt ist. Um Missbrauch innerhalb eines Unternehmens auszuschließen, sollte der Firmenstempel sicher aufbewahrt werden.
Inhalt eines Firmenstempels
Die Gestaltung und der Inhalt hängen allein von den Wünschen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens ab. Gibt man seinen Firmenstempel bei Easystempel in Auftrag, besteht die Wahl zwischen einem eigenen oder fertigen Design. Verschiedene Schriftarten, Farben oder die Einbringung des Logos sorgen für individuelle Ergebnisse. Weiterhin steht ein vielfältiges Angebot an Stempelmaterialien wie Holz oder Metall, Größen und Formen bereit. Grundsätzlich gibt es einige wichtige Basisdaten, die ein jeder Firmenstempel enthalten sollte:
- Name des Unternehmens
- Rechtsform
- Inhaber
- Anschrift
- Telefon- und ggfs. Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Website
Kommt der Stempel vor allem auf Rechnungen zum Einsatz, empfiehlt sich außerdem die Angabe der Steuernummer sowie die Bankverbindung.
Gestaltung des Firmenpapiers
Unternehmer, die auf ein besonders exklusives Briefpapier Wert legen, sollte sich an einen professionellen Grafikdesigner wenden. Die Regel ist allerdings, dass ein Sekretariats-Mitarbeiter mit der Gestaltung beauftragt wird. Wichtig ist, dass der Verantwortliche über die rechtlichen Grundlagen informiert ist. Weiterhin sollte das Augenmerk auf einer attraktiven Optik liegen, denn sowohl der Firmenstempel als auch das –papier unterstreichen das Image eines Unternehmens. Trotz der umfangreichen Digitalsierung verfügt nahezu jeder Betrieb über eigene Briefbögen und –umschläge. Sie gelangen in unzählige Kundenhände und tragen zu einem positiven Eindruck über den Betrieb bei. Heben sich diese aus der Masse heraus, besitzen Firmenpapier und Briefumschläge gleichzeitig Werbewirksamkeit.
Klassischer Briefbogen
Briefpapier von Unternehmen unterliegt je nach Rechtsform verschiedenen gesetzlichen Grundlagen. Handelt es sich um eine im Handelsregister eingetragene Firma, zählt der vollständige Firmenname inklusive Rechtsform zum Mindestinhalt. Hinzu kommen der Niederlassungsort sowie das zuständige Registergericht und die entsprechende Registernummer. Eine GmbH oder eine AG müssen darüber hinaus die Nachnamen des Vorstandsvorsitzenden, der Vorstandsmitglieder, der Gesellschafter und ggfs. des Aufsichtsrats-, Beirats- und Verwaltungsratsvorsitzenden aufführen.
Für Klein- und Einzelunternehmer sowie eine GbR gelten folgende geringere Anforderungen: Briefbögen müssen nur den Vor- und Familiennamen des Unternehmers sowie eine ladungsfähige Anschrift beinhalten. Dies bedeutet aber nicht, dass sich Firmenchefs tatsächlich darauf beschränken sollten. Je umfangreicher die Angaben auf dem Briefpapier sind, desto mehr gehen Kunden von der Professionalität und Seriosität eines Betriebes aus.
DIN 5008 Format
Das am weitesten verbreitete Format eines Geschäftsbriefes ist DIN 5008. Der Inhalt sieht demnach wie folgt aus:
- Firmenlogo und –slogan (Kopfzeile)
- linksbündiger Briefkopf mit Adresse
- linksbündige Empfänger-Adresse und evtl. Vermerk „Wenn verzogen, an Absender zurück.“
- zusätzliche Infos wie Ansprechpartner des Unternehmens, dessen Kontaktdaten
- Datum in numerischer Schreibweise mit Bindestrich, Beispiel: 2021-01-15 (steht für: 15. Januar 2021)
- Betreff
- Anrede
- Text
- Grußformel
- Unterschrift, bestenfalls mit Firmenstempel
- Aufführung der Anlagen
- Anschrift des Unternehmens, Kontaktdaten etc. (Fußzeile)
