Unter der digitalen Bewerbermappe versteht man eine Software, welche einen zusammenfassenden Überblick und Sammelpool aller Informationen von Bewerbern bereitstellt und verwaltet. Ein synonym verwendeter Begriff in diesem Zusammenhang ist ebenfalls elektronische Bewerbermappe oder Bewerberakte. Des Weiteren sammelt die Bewerbermanagement Software sämtliche (elektronisch) eingegangenen Dokumente, welche vom Bewerber zu Bewerbungszwecken eingesandt worden sind.
Vorteil der digitalen Bewerbermappe
Der Vorteil dieser Dokumentenmanagement-Software stellt der Wegfall der bisher üblichen Papier-Akten dar, welche durch das neue System ersetzt werden. Die Verwaltung eingegangener Bewerbungsunterlagen und Informationen wird auf diese Weise erheblich vereinfacht und wesentlich übersichtlicher. Die Software zur digitalen Archivierung von Bewerberinformationen wurde aus diesem Grund eigens für die Verwendung in der Personalabteilung von Firmen konzipiert. Neben der Archivierung der eingesandten Bewerbungsunterlagen und -daten wird durch die Bewerbermanagement Software auch ein schnellerer Zugriff auf jene Informationen ermöglicht. Dazu werden die Profile der Bewerber in eine Art Registerstruktur im System eingefügt, anhand derer sortiert. Berechtigte können die Profile auf diese Weise einsehen und verwalten. Die in der elektronische Bewerberakte vorzufindenden Dokumente und Inhalte können sowohl durch einscannen darin eingefügt worden sein, als auch online erhoben worden sein.
Neben Dokumenten werden in der digitalen Bewerbermappe auch allgemeine Informationen wie Kontaktdaten, persönliche Daten, Informationen zu Berufserfahrung, Ausbildung und Schule, sowie stellenbezogene und allgemeine Fragen und sämtlicher erfolgter Schriftverkehr gesammelt. Die eingefügten Dokumente umfassen das Bewerberanschreiben, Lebenslauf und Foto sowie sämtliche eingereichten Zeugnisse und weitere erlangte Zertifikate. Hintergrund dieses Verfahrens ist eine Erleichterung der schnellen Einsicht in Bewerberunterlagen, eine höhere Übersichtlichkeit sowie das Ersetzen lästiger Papierberge. Elektronische Bewerbung können auf direktem Wege ins System eingefügt werden.
Integration in bestehende Unternehmens-IT
Ein einfaches und unkompliziertes Einfügen der neuen Software in bereits bestehende Unternehmens-IT kann mittels der zahlreichen Schnittstellen mit unterschiedlichen ERP- und HRIS-Systemen problemlos erfolgen. Lediglich dafür autorisierte Benutzer dürfen die in der Software verwalteten Bewerberinformationen aus datenschutzrechtlichen Gründen einsehen. Eine Übermittlung der erhobenen Daten an das Web-basierte System erfolgt sicher verschlüsselt.
Vorteile der elektronischen Bewerberakte
Ziel und Vorzug des neuen Systems ist der schnelle und ortsunabhängige Zugriff auf die Bewerberdaten sowie eine beschleunigte Handhabung von Abläufen wie Bewerberauswahl, Abstimmung und Verwaltung. Eine zusätzliche Kosteneinsparung ist ein weiterer Vorteil des Einsetzens einer Bewerbermanagement Software in Unternehmen.
