Viele Unternehmen stehen bei der Beschaffung ihrer Büroausstattungen vor der Wahl des Kaufes oder des Leasings. Besonders bei technischen Geräten, die einem gewissen Verschleiß und Alterungsprozess unterliegen, kommt die Frage immer wieder auf. Im speziellen Fall von Druckern soll an dieser Stelle die Wahl zwischen Kauf und Leasing beleuchtet werden.
Warum ist der Bedarf von Druckern in Unternehmen so hoch?
Obwohl immer mehr Prozesse der Dokumentation in der Verwaltung, der Kommunikation, der Produktion und auch in der Logistik über elektronische und digitale Formen abgewickelt werden, kommen Unternehmen auch in Zukunft nicht um Dokumente in Papierform herum. Dies wird sich auch langfristig nicht ändern, denn viele Unterlagen wie etwa Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Transportscheine oder steuerlich relevante Dokumente müssen auch weiterhin auf Papier festgehalten und archiviert werden. Es verwundert also kaum, dass der Bedarf nach professionellen Druckern in den letzten Jahren nicht nur stabil geblieben ist, sondern in einigen Bereichen sogar zugenommen hat.
Was sind die Vorteile und Nachteile beim Leasing von Druckern?
Beim Leasing eines Druckers verhält es sich ähnlich wie bei einem Pkw oder Lkw. Viele Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, um die Kosten zu reduzieren und dennoch an moderne Geräte bzw. einen modernen Fuhrpark zu gelangen. Statt dem Kauf wird in diesem Fall die sogenannte Miete bzw. das Leasing eines Druckers genutzt, was sowohl Vorteile als auch Nachteile hat. Einige der Vorteile sind nicht nur die Aussichten immer ein aktuelles, sondern auch stets funktionstüchtiges Gerät zu haben, denn in den meisten Leasingverträgen ist ein Wartungsvertrag enthalten, sodass der Leasingnehmer sich keine Sorgen um einen Defekt oder sonstige Probleme mit dem Gerät machen muss. Tritt ein Problem auf, erfolgt eine zeitnahe Reparatur oder der Leasingnehmer erhält ein Austauschgerät, sodass es zu nahezu keinen Ausfallzeiten kommt.
Einige der Nachteile beim Leasing bestehen darin, dass man nicht Eigentümer des Gerätes wird, sondern im Zweifel mit längeren Vertragslaufzeiten an einen Hersteller gebunden ist. Oft wird auch vereinbart, dass ausschließlich das originale Druckerzubehör wie etwa Toner-Kartuschen oder Tintenpatronen des Herstellers genutzt werden müssen. Die Einsparmöglichkeit durch günstige Produkte von Drittanbietern fällt damit weg. Zudem ist der Leasingnehmer – wie auch beim Fuhrpark – für den Zustand und die Pflege der Hardware verantwortlich.
Was sind die Vorteile und Nachteile beim Kauf von Druckern?
Auch der Kauf von Druckern kann Vor- und Nachteile aufweisen. Zu den größten Vorteilen beim Kauf gehört, dass man nun alleiniger Eigentümer der Geräte wird und nicht an externe Anbieter gebunden ist. Man kann als Unternehmen also mit den erworbenen Geräten machen, was man möchte, und muss sich nicht an die Vorgabe des Leasinggebers halten. Das betrifft sowohl die Einsatzorte als auch das verwendete Druckerzubehör. Besonders in Branchen und Fachbereichen mit einem hohen Druckaufkommen können die Kosten dann oft mit Druckerzubehör von Drittanbietern reduziert werden. Allerdings gilt es immer zu beachten, ob eventuelle Probleme dann durch die Herstellergarantie abgedeckt sind.
Ein klarer Nachteil bei gekauften Geräten besteht darin, dass man – je nach Anzahl und Variante der benötigten Geräte – eine größere finanzielle Investition tätigen muss. Besonders für kleine Unternehmen und Startups kann dies oft ein größeres Loch in das Firmenbudget reißen. Zudem ist man als Eigentümer für die Wartung und Instandsetzung selbst verantwortlich, sodass anfallende Reparaturkosten selbst getragen und ggf. Ausfallszenarien durch technische Probleme in den Arbeitsalltag einkalkuliert werden müssen.
Leasing oder Kauf – wie sollte man sich entscheiden?
Wer sich als Unternehmen für das Leasing von Druckern entscheidet, sollte auf jeden Fall die Details im Mietvertrag im Auge behalten. Dies betrifft sowohl die Vertragslaufzeiten sowie die Leistungen rund um Wartung und Austausch bei einem Gerätedefekt. Zudem sollte geprüft werden, ob man an die Nutzung von Original-Druckerzubehör gebunden ist. Bei einer regelmäßigen und häufigen Nutzung kann sich dann schnell der Kauf eines Druckers lohnen, wenn dadurch die Druckkosten pro Seite und die Nutzung von Drittanbieterzubehör die Preise je Einzelseite und damit auch die Anschaffungskosten deutlich reduzieren. Letztlich kommt es bei der Entscheidung auf das eigene Nutzungsverhalten an.
