Nicht alle digitalen Innovationen machen das Arbeitsleben wirklich leichter. Hin und wieder kommen Produkte auf den Markt, die viel versprechen und wenig leisten – oder die einfach nicht zu jeder Firmenstruktur passen. Deshalb sind viele Unternehmer auch mittlerweile sehr skeptisch, wenn große Vorteile versprochen werden.
Die digitale Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, bei dem sich die Geister scheiden. Allerdings handelt es sich um eine besondere Situation, da die Arbeitszeiterfassung in Zukunft gesetzlich verpflichtend sein wird. Lösungen müssen also sowieso her. Wer clever ist, gibt sich aber nicht mit der allgemeinen Erfassung der Arbeitszeit zufrieden, sondern nutzt gleich zusätzliche Funktionen, um das Potenzial voll auszuschöpfen. Die Projektzeiterfassung gehört zu diesen Funktionen.
Die Vorteile projektbasierter Zeiterfassung für Unternehmen
Projektbasierte Arbeitszeit muss optimiert werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Angesetzt wird hier häufig bei der Teamzusammensetzung oder beim Workflow. Allerdings kann die digitale Projektzeiterfassung als Unterpunkt der Personalzeiterfassung ebenfalls einen wichtigen Beitrag zur Evaluierung von Projekten leisten.
Einerseits kann ein Vergleich zwischen der Planung und dem tatsächlichen Ergebnis erleichtert werden. Eine grobe Angabe in Wochen oder Monaten ist weniger effektiv auszuwerten als konkrete Zahlen. Die Arbeitszeit einzelner Teammitglieder, unverhältnismäßige Verzögerungen und besondere Hürden lassen sich so ganz einfach ablesen. Das gilt besonders, wenn mehrere Projekte parallel laufen, an denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen beteiligt sind. Die dabei anfallenden Arbeitszeiten zu entwirren, ist ohne digitale Lösungen fast nicht möglich.
Optimierungen als Teil der Unternehmensphilosophie verstehen
Mit der digitalen Projektzeiterfassung kann jeder einzelne Auftrag als Möglichkeit gesehen werden, Verbesserungen vorzunehmen. Kunden können konkrete Angebote erhalten und zukünftige Projekte sind viel genauer zu planen. Projektbasierte Abrechnungen sind mit einer Arbeitszeiterfassungssoftware mit Projekt-Funktion einfach zu erstellen.
Gerade das Überblicken von Kosten für einzelne Projekte ist etwas, was Firmen interessieren sollte. Unter Umständen können bestimmte Angebote aus dem Portfolio gestrichen werden, wenn sie sich nicht rechnen. Ein größerer Fokus auf Aufträge, die schnell und gezielt erledigt werden, kann die Gewinnspanne schnell wachsen lassen und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Auch Teamzusammensetzungen können unter die Lupe genommen werden.
So profitieren Mitarbeiter von der Projektzeiterfassung
Das Wertschätzen von Arbeitsleistung ist etwas, was sehr vielen Mitarbeitern wichtig ist. Es kommt allerdings immer wieder vor, dass viele Arbeitstage als unproduktiv wahrgenommen werden. Die Mitarbeit an einem Projekt kann also wichtig sein, ohne später von außen als relevant eingestuft zu werden. Projektzeiterfassung ist ein klarer Nachweis über die tatsächliche Beteiligung an einem Projekt. Gerade typische „Hintergrundjobs“ können dadurch entsprechend evaluiert und geschätzt werden.
Hinzu kommt, dass anspruchsvolle Mitarbeiter zusätzliche Tools erhalten. Denn das Optimieren von Projekten kann auch im Sinne motivierter Mitarbeiter sein, die sich stets verbessern wollen. Wird dies möglicherweise noch mit einem Bonussystem für gute Arbeit kombiniert – welches durch die Projektzeiterfassung viel greifbarer ist – kann die Arbeitsleistung gesteigert werden.
Das muss eine gute Zeiterfassungssoftware mitbringen
Es sollte nun klar sein, weshalb projektbasierte Arbeitszeiterfassung interessant sein kann. Allerdings gilt das nur, wenn die Software auch wirklich das leistet, was sie verspricht. Die Projektzeiterfassung sollte immer Teil einer generellen Personalzeiterfassung sein. Das ermöglicht nicht nur eine einwandfreie Integration in andere Systeme, sondern gibt auch Zugang zu weiteren sinnvollen Funktionen.
Dazu gehören unter anderem das Einreichen von Urlaubsanträgen und die Erfassung von Ausfall- und Urlaubszeit. All das muss für Mitarbeiter leicht verständlich und zugänglich sein. Eingaben müssen am Terminal, PC oder Smartphone möglich sein. Flexibilität, verschiedene Rollen und eine übersichtliche Benutzeroberfläche sind absolute Pflicht, um die Zeiterfassungssoftware sinnvoll nutzen zu können. Ein Fokus auf projektbasierte Funktionen darf und muss klar erkennbar sein, wenn Anbieter gesichtet werden. Umständliche oder fehlerbehaftete Software kann nahezu alle zuvor erwähnten Vorteile zunichtemachen.
